Kilometrówka — jakie są aktualne stawki, jak ją rozliczyć?

Wykorzystujesz prywatny samochód do celów służbowych lub prowadzisz działalność gospodarczą i chcesz rozliczać wydatki związane z użytkowaniem pojazdu? W takim przypadku możesz skorzystać z tzw. kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdu. To sposób, który pozwala zaliczyć część kosztów eksploatacyjnych do kosztów uzyskania przychodu. Jak ją prowadzić, jakie obowiązują stawki za 1 kilometr przebiegu i co powinna zawierać ewidencja? Wyjaśniamy.

Czym jest kilometrówka?

Kilometrówka to potoczne określenie ewidencji przebiegu pojazdu. Prowadzi się ją, aby udokumentować wykorzystywanie prywatnego pojazdu do celów służbowych, co umożliwia rozliczenie wydatków związanych z eksploatacją w ramach działalności gospodarczej lub w pracy na etacie.

W przypadku samochodu prywatnego, kilometrówka pozwala:

• rozliczać wydatki związane z użytkowaniem pojazdu,
• zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu przejazdy służbowe,
• uzyskać zwrot kosztów podróży służbowych dla pracowników.

Kiedy należy prowadzić kilometrówkę?

Ewidencja przebiegu pojazdu jest wymagana, gdy:

• przedsiębiorca wykorzystuje samochód prywatny (niebędący środkiem trwałym firmy) do celów służbowych,
• pracownik używa własnego pojazdu do realizacji zadań służbowych (np. w delegacji),
• firma zwraca pracownikowi koszty użytkowania motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Kilometrówkę prowadzi się dla celów podatku dochodowego i obowiązuje od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji do dnia zakończenia prowadzenia ewidencji. Stanowi podstawę do naliczenia zwrotu kosztów oraz zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu.

Jakie są stawki kilometrówki? Kilometrówka 2025

Wysokość stawek kilometrówki określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów. Od 17 stycznia 2023 roku obowiązują następujące stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu:

• dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm³ — 0,89 zł za 1 km,
• dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm³ — 1,15 zł za 1 km,
• dla motocykla — 0,69 zł za 1 km,
• dla motoroweru — 0,42 zł za 1 km.

Pracodawca może ustalić wyższe stawki, jednak tylko w granicach określonych przepisami. Koszty są liczone jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu.

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?

Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona w sposób przejrzysty i zgodny z wymaganiami fiskusa. Powinna zawierać:

• imię, nazwisko oraz adres osoby kierującej pojazdem,
• numer rejestracyjny oraz dane techniczne pojazdu (np. pojemność skokowa silnika),
• stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia i zakończenia ewidencji,
• cel wyjazdu służbowego,
• datę i miejsce wyjazdu,
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• podpis pracownika lub przedsiębiorcy.

Na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji należy podsumować łączną liczbę przejechanych kilometrów i przemnożyć ją przez obowiązującą stawkę za 1 km.

Jak rozliczać kilometrówkę w działalności gospodarczej?

Przedsiębiorca, który nie wprowadził pojazdu do środków trwałych firmy, może rozliczać wydatki związane z użytkowaniem prywatnego auta na podstawie kilometrówki. W takim przypadku obowiązują limity związane z liczbą przejechanych kilometrów. Wydatki muszą być udokumentowane fakturą lub rachunkiem, a kwota możliwa do odliczenia nie może przekroczyć wyliczonego limitu.

Co może odliczać przedsiębiorca prowadząc kilometrówkę?

Przedsiębiorca w ramach kilometrówki ma możliwość odliczenia kosztów związanych z eksploatacją pojazdu, w tym tych poniesionych na:

• paliwo,
• oleje,
• płyny eksploatacyjne,
• ubezpieczenie OC/AC,
• drobne naprawy.

Warto pamiętać, że kilometrówka dotyczy jedynie podatku dochodowego — nie VAT.

Jakie są limity dla przedsiębiorcy?

Limit możliwych do rozliczenia kosztów w ramach kilometrówki wyznacza iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów w ramach prowadzonej działalności. Oznacza to w praktyce, że przedsiębiorca może rozliczyć wszystkie przejechane trasy, które pokonał w danym okresie korzystając z pojazdu prywatnego do celów służbowych.

Przykład:

Jeśli przedsiębiorca przejechał w danym miesiącu 800 km samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³, może zaliczyć do kosztów maksymalnie:
800 km × 1,15 zł = 920 zł. (bo stawka za kilometr dla auta o tej pojemności to 1,15 zł)

Jeśli rzeczywiste wydatki na eksploatację pojazdu wyniosły 1200 zł, bo kierowca w danym okresie przejechał 1380 km, ale 580 km to podróże prywatne, możliwe do odliczenia pozostaje jedynie 920 zł. Reszta nie zostaje ujęta w kosztach podatkowych.

Kilometrówka dla pracownika – jak rozliczać?

Jeśli pracownik wykorzystuje prywatny samochód do celów służbowych, pracodawca może zwrócić mu poniesione wydatki. Zwrot kosztów ustala się w oparciu o liczbę przejechanych kilometrów i stawkę kilometrówki.

Pracodawca ma obowiązek:

• sprawdzić poprawność ewidencji przebiegu pojazdu,
• zapewnić możliwość wpisu osoby kierującej,
• przechowywać dokumentację do celów podatkowych i kontrolnych.

Jak odbywa się zwrot wydatków pracownikowi w ramach kilometrówki?

Zwrot kosztów pracownikowi za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych musi być oparty o prawidłowo prowadzoną ewidencję przebiegu pojazdu. Pracownik powinien dostarczyć pracodawcy wypełniony formularz, który zawiera m.in.:

• daty wyjazdów,
• cel podróży służbowej,
• miejsca rozpoczęcia i zakończenia trasy,
• liczby przejechanych kilometrów,
• podpis osoby kierującej pojazdem.

Pracodawca dokonuje weryfikacji dokumentu i na jego podstawie wypłaca zwrot, przemnażając liczbę kilometrów przez obowiązującą stawkę (np. 1,15 zł za 1 km). Zwrot nie stanowi przychodu pracownika, jeśli jest zgodny z rozporządzeniem i dotyczy przejazdów służbowych.

Zwrot może być wypłacany:

• jednorazowo — po zakończeniu delegacji lub zadania,
• cyklicznie — np. na koniec miesiąca na podstawie ewidencji.

Dla celów podatkowych i kontrolnych dokumentację należy przechowywać przez 5 lat.

Jakie są limity kilometrówki dla pracownika?

​Limity kilometrówki dla pracownika określają maksymalną liczbę kilometrów, za które przysługuje zwrot kosztów użytkowania prywatnego pojazdu do celów służbowych. Zgodnie z ustawą o transporcie drogowym, limity te zależą od liczby mieszkańców miejscowości, w której zatrudniony jest pracownik:​

• Do 100 tys. mieszkańców — limit wynosi 300 km miesięcznie.​
• Od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców — limit to 500 km miesięcznie.​
• Powyżej 500 tys. mieszkańców — limit wynosi 700 km miesięcznie.​

Warto zaznaczyć, że w niektórych przypadkach, takich jak praca w służbach leśnych czy ratowniczych, mogą obowiązywać wyższe limity kilometrów. Ponadto pracodawca i pracownik mogą ustalić indywidualne warunki zwrotu kosztów, jednak stawki przekraczające określone limity mogą podlegać opodatkowaniu i oskładkowaniu.​

Współczesne narzędzia do prowadzenia kilometrówki

Prowadzenie ewidencji ręcznie może być czasochłonne, dlatego coraz więcej firm korzysta z nowoczesnych narzędzi. Monitoring GPS, systemy takie jak Tacho Speed czy cyfrowy tachograf pozwalają automatycznie rejestrować przebieg trasy, co znacznie ułatwia prowadzenie kilometrówki i eliminuje błędy.

Dzięki cyfryzacji, ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona w aplikacji mobilnej lub systemie ERP, który automatycznie wylicza należności za użytkowanie prywatnego pojazdu do celów służbowych.

Kilometrówka — podstawa prawna

Podstawą rozliczania kilometrówki są przepisy zawarte w:

• ustawie z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym,
• rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy.

Podsumowanie

Kilometrówka to sprawdzony i zgodny z przepisami sposób na rozliczanie kosztów użytkowania prywatnych pojazdów do celów służbowych. Pozwala zarówno przedsiębiorcom, jak i pracodawcom rozliczać wydatki w sposób przejrzysty i bezpieczny podatkowo. Aby jednak skorzystać z tej formy rozliczenia, konieczne jest rzetelne prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu — najlepiej z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi.

Jeśli prowadzisz działalność lub jesteś odpowiedzialny za rozliczenia w firmie, pamiętaj, że kilometrówka wymaga dokładności, ale daje realne korzyści podatkowe i operacyjne. Warto ją stosować — zgodnie z obowiązującymi stawkami i przepisami.