Solid Security

Masz flotę pojazdów w swojej firmie? Musisz to wiedzieć. Jeśli chcesz odliczyć 100% VAT od paliwa i wszystkich kosztów eksploatacji samochodu służbowego, musisz prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik, napisany bez urzędowego żargonu, który pokazuje:

kto ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
w jakim celu urząd skarbowy wymaga takich danych,
jak krok po kroku wygląda prowadzenie ewidencji (papierowy zeszyt vs. elektroniczny monitoring GPS),
jakie korzyści Twoja mikro‑, mała lub średnia firma wyciągnie z rzetelnej kilometrówki.

Ewidencja przebiegu pojazdu flotowego, czyli co? W jakich celach trzeba ją prowadzić?

Ewidencja przebiegu pojazdu flotowego to szczegółowy dziennik przejazdów służbowych, który dokumentuje, jak firma wykorzystuje samochód w ramach prowadzonej działalności. W każdej pozycji muszą znaleźć się: data wyjazdu, jego cel, trasa (skąd-dokąd), liczba przejechanych kilometrów oraz aktualny stan licznika.

Choć może wydawać się to uciążliwe, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest warunkiem pełnego rozliczenia podatkowego. Jeśli firma chce odliczyć 100% VAT od paliwa, leasingu, napraw czy innych kosztów eksploatacyjnych związanych z samochodem osobowym, ewidencja jest obowiązkowa. W przeciwnym razie możliwe jest wyłącznie 50% odliczenie VAT, nawet jeśli pojazd faktycznie nie jest używany prywatnie.

Ewidencja a VAT

Zgodnie z przepisami, firma może odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z samochodem (m.in. paliwo, części, serwis, leasing), jeśli pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej, a podatnik:

Zgłosi pojazd do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26,
Wprowadzi wewnętrzny regulamin użytkowania pojazdu wykluczający cele prywatne,
Będzie prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT.

Uwaga dotycząca terminu VAT-26:

Formularz VAT-26 należy złożyć do urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z pojazdem (np. pierwszą ratę leasingową, fakturę za paliwo, opłatę rejestracyjną), jednak nie później niż w dniu przesłania ewidencji JPK_V7 za miesiąc, w którym poniesiono ten wydatek. Złożenie formularza w terminie jest warunkiem koniecznym do skorzystania z prawa do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z tym pojazdem, począwszy od pierwszego poniesionego wydatku.

Ewidencja a PIT

Jeżeli samochód jest używany wyłącznie w celach firmowych, a firma prowadzi dokumentację potwierdzającą ten fakt (w tym ewidencję przebiegu), można wliczyć 100% wydatków eksploatacyjnych (np. paliwo, serwis, ubezpieczenie) w koszty uzyskania przychodu.

Jeżeli natomiast pojazd jest używany zarówno służbowo, jak i prywatnie (tzw. pojazd o „mieszanym” przeznaczeniu), wówczas:

do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć tylko 75% wartości wydatków eksploatacyjnych,
a VAT odliczyć w 50% — bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Kto i kiedy prowadzi ewidencję przebiegu pojazdów flotowych?

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie dotyczy wszystkich firm i każdego samochodu w równym stopniu. Najpierw należy ustalić, w jaki sposób pojazd jest wykorzystywany — czy wyłącznie na potrzeby działalności, czy również prywatnie — oraz jakie korzyści podatkowe firma chce uzyskać. Poniżej omawiamy zasady dla najczęstszych scenariuszy użytkowania pojazdów firmowych i prywatnych w działalności gospodarczej.

Ewidencja pojazdu firmowego wykorzystywanego wyłącznie do celów służbowych

Jeśli samochód firmowy służy wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej — np. bus dostawczy, auto technika serwisowego czy samochód kierowcy pracującego w transporcie — wtedy firma ma prawo do:

odliczenia 100% VAT od paliwa, części, serwisu, ubezpieczenia czy leasingu,
zaliczenia 100% wydatków eksploatacyjnych do kosztów uzyskania przychodu.

Warunki? Trzeba spełnić łącznie trzy obowiązki:

Złożyć formularz VAT-26 do urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z pojazdem, nie później niż w dniu przesłania JPK_V7 za ten okres.
Stworzyć regulamin użytkowania pojazdu, który jednoznacznie wyklucza wykorzystywanie samochodu do celów prywatnych.
Prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT, czyli dokumentować każdy przejazd, jego cel, trasę oraz stan licznika.

Ewidencja pojazdu firmowego wykorzystywanego do celów służbowych i prywatnych

To najczęstsza sytuacja w mikro- i małych firmach. Samochód służy zarówno do spotkań z klientami, jak i do prywatnych przejazdów po godzinach. W takim przypadku:

firma nie musi prowadzić ewidencji przebiegu,
nie składa VAT-26 ani nie tworzy regulaminu wykluczającego cele prywatne.

Skutki podatkowe są jednak ograniczone:

można odliczyć tylko 50% VAT od wydatków związanych z pojazdem,
do kosztów uzyskania przychodu trafia 75% wydatków eksploatacyjnych (np. paliwo, ubezpieczenie, myjnia).

Ewidencja pojazdu prywatnego wykorzystywanego do celów służbowych

Jeśli pracownik lub właściciel firmy używa prywatnego samochodu do celów służbowych, konieczne jest prowadzenie tzw. kilometrówki. Zasady określa art. 23 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT. Aby rozliczyć wydatki związane z takim pojazdem (np. paliwo, naprawy), należy:

zawrzeć umowę użyczenia pojazdu między pracownikiem a firmą,
prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę) z dokładnością do 1 km przebiegu,
stosować aktualne stawki za 1 km przebiegu (np. 0,89 zł dla auta do 900 cm³, 1,15 zł dla powyżej 900 cm³ — stan na 2024 r.),
pilnować limitu wydatków, które można ująć w kosztach uzyskania przychodu (rozliczenie do wysokości limitu wynikającego z kilometrówki).

Nie ma w tym przypadku prawa do odliczenia VAT, ponieważ pojazd nie należy do majątku firmy.

Tabela, która pomoże uporządkować informacje

Sytuacja	Co musisz zrobić?	Ile VAT odliczasz?
Pojazd wyłącznie w działalności (np. bus kurierski)	• złożyć VAT‑26 w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu poniesienia pierwszego wydatku • wprowadzić regulamin używania auta tylko w celach służbowych • prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT	100 %
Pojazd mieszany (auto jeździ też prywatnie)	ewidencja nieobowiązkowa, ale…	50 %
Samochody prywatne pracowników wykorzystywane na podstawie umowy użyczenia	• prowadzić kilometrówkę według stawek za 1 km przebiegu (art. 23 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT) • pilnować limitu wydatków	brak VAT, koszty PIT limitowane

Od 1 stycznia 2019 fiskus rozróżnia pojazdy „wyłącznie w działalności” od tych „mieszanych”. Chcesz pełnego odliczenia? Musisz pokazać, że auto naprawdę nie wozi dzieci do szkoły ani nie służy na weekendowe wypady.

Po co ta cała ewidencja?

Na pierwszy rzut oka ewidencja przebiegu pojazdu może wyglądać jak dodatkowa papierologia. W praktyce to jednak konkretne narzędzie, które pomaga nie tylko zoptymalizować podatki, ale też zapanować nad kosztami eksploatacji floty. Dobrze prowadzona ewidencja daje firmie kontrolę, której brak kosztuje realne pieniądze.

VAT i podatek dochodowy

Jeśli samochód wykorzystywany jest wyłącznie do celów firmowych i spełniasz wszystkie wymagania (VAT-26, regulamin, ewidencja), możesz:

odliczyć 100% VAT od zakupu samochodu osobowego, leasingu, paliwa, serwisów i akcesoriów,
uwzględnić 100% kosztów eksploatacyjnych w podatku dochodowym (PIT lub CIT).

W przeciwnym razie obowiązuje cię limit: 50% VAT i 75% kosztów — i to niezależnie od tego, jak często auto faktycznie służy firmie.

Zarządzanie flotą

Ewidencja przebiegu pojazdu pozwala ci:

sprawdzić realny koszt przejechanego kilometra, co ułatwia analizę opłacalności usług lub dostaw,
wykryć nadużycia, np. tankowanie auta w weekendy lub przejazdy poza trasami służbowymi,
ocenić efektywność kierowców — czy jeżdżą zgodnie z planem, czy generują zbędne wydatki.

Bezpieczeństwo podatkowe

W razie kontroli urząd skarbowy porównuje dane z faktur, deklaracji VAT i stanów licznika. Brak spójności, „znikające” kilometry albo podejrzane tankowania poza godzinami pracy — to sygnały alarmowe. Ewidencja przebiegu stanowi wtedy solidny dowód, że firma rozlicza się prawidłowo.

Jak powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu flotowego?

Aby ewidencja przebiegu pojazdu była uznana przez organy podatkowe za prawidłową i stanowiła podstawę do pełnego odliczenia VAT, musi zawierać ściśle określone dane. Niezależnie od formy — papierowej czy elektronicznej — jej struktura i zawartość muszą spełniać wymogi ustawowe. Co więcej, ważna jest dokładność i systematyczność wpisów, gdyż ewidencja stanowi dowód na wykorzystywanie pojazdu wyłącznie w celach służbowych. Poniżej przedstawiamy minimalny zakres informacji, które muszą się w niej znaleźć.

Minimalny zestaw pól (papierowy lub elektroniczny):

Numer rejestracyjny samochodu.
Dane otwarcia ewidencji (data, stan licznika).
Kolejny numer wpisu.
Data, cel wyjazdu (np. „przywiezienie towaru do klienta”).
Trasa — skąd, dokąd.
Liczba kilometrów przejazdu (różnica wskazań licznika).
Podpis kierowcy (w wersji elektronicznej — login w systemie).
Stan licznika na koniec okresu rozliczeniowego (miesiąca / kwartału).

Przykładowy wpis (samochód firmowy tylko do celów służbowych):

Nr	Data	Cel	Trasa	Licznik start	Licznik stop	1 km przebiegu (VAT)
12	10.04.2025	Dostawa towaru	Warszawa → Łódź	25 310	25 455	145 km

Ważne: urzędnik jak mantrę powtarza „spójność z licznikiem”. Warto raz w miesiącu zrobić zdjęcie zegarów lub pobrać raport z systemu monitoringu GPS.

Papierowa kilometrówka czy system elektroniczny?

Każde rozwiązanie ma swoje mocne i słabsze strony. Wybór zależy od wielkości floty, liczby kierowców i poziomu kontroli, jakiej potrzebujesz.

Metoda 1: Zeszyt papierowy

Najprostszy sposób, który sprawdzi się przy jednym lub dwóch pojazdach. Zalety to brak kosztów i łatwość wdrożenia. Minusy?

pracownicy mogą zapominać o wpisach,
trudno podsumować dane do rozliczenia,
ryzyko błędów przy przepisywaniu informacji do deklaracji VAT lub księgowości.

Metoda 2: Arkusz Excel

Krok wyżej niż papierowy zeszyt — umożliwia szybkie sumowanie kilometrów i kwot VAT, a plik można przekazać księgowości. Wady?

nadal wymaga ręcznego wpisywania danych,
łatwo o pomyłkę lub nadpisanie danych przy kilku użytkownikach,
brak automatycznego powiązania z licznikiem pojazdu.

Metoda 3: Monitoring GPS z aplikacją

Nowoczesne rozwiązanie, które sprawdza się zwłaszcza przy większej liczbie aut lub kierowców:

automatyczny zapis trasy i kilometrów bez udziału kierowcy,
generowanie raportów do VAT‑7, JPK i PIT/CIT,
przypomnienia o przeglądach, tankowaniach, końcu ubezpieczenia.

Minusem jest koszt — zazwyczaj 25-40 zł miesięcznie za pojazd — oraz konieczność przeszkolenia pracowników.

💡 W praktyce: małe firmy zaczynają od Excela, ale gdy flota się powiększa, monitoring GPS okazuje się tańszy niż czas poświęcony na poprawianie błędów.

Obowiązki i pułapki, które lubi urząd skarbowy

Aby w pełni skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT i zaliczania wydatków na pojazdy do kosztów uzyskania przychodu, trzeba dopilnować kilku formalności. Niedopatrzenie jednej z nich może skutkować utratą prawa do pełnego odliczenia lub problemami podczas kontroli podatkowej. Poniżej lista najważniejszych obowiązków i potencjalnych „pułapek”.

Zgłoszenie VAT‑26 — jeśli chcesz odliczać 100% VAT, musisz złożyć formularz VAT-26 najpóźniej do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z danym pojazdem. Spóźnienie oznacza, że możesz odliczyć jedynie 50% VAT.
Regulamin korzystania z pojazdu — w przypadku pojazdu używanego wyłącznie w działalności gospodarczej, niezbędne jest opracowanie wewnętrznego regulaminu. Powinien on zawierać zakaz użycia pojazdu do celów prywatnych oraz wskazywać sposób kontroli sposobu użytkowania (np. monitorowanie przebiegu).
Limity wydatków — dla pojazdów wykorzystywanych mieszanie (czyli zarówno służbowo, jak i prywatnie), obowiązuje limit: można odliczyć 50% VAT oraz 75% kosztów eksploatacyjnych w PIT lub CIT.
Udokumentowanie nietypowych tras — jeśli pracownik odbywa podróż służbową poza standardowymi godzinami pracy, w weekend lub święto, urząd może poprosić o dokumenty potwierdzające służbowy charakter wyjazdu (np. zlecenie, fakturę, bilet parkingowy).
Spójność danych — fiskus często porównuje dane z ewidencji przebiegu z fakturami, przeglądami czy wpisami serwisowymi. Różnice rzędu kilku tysięcy kilometrów między stanem licznika a dokumentacją to powód do kontroli.

Korzyści, które odczujesz w finansach

Rzetelnie prowadzona ewidencja przebiegu pojazdów to nie tylko obowiązek — to narzędzie, które przekłada się na konkretne oszczędności. Dzięki niej możesz:

Odliczyć 100% VAT od zakupu lub leasingu samochodu osobowego — o ile ewidencję zaczniesz prowadzić od dnia poniesienia pierwszego wydatku.
Odliczać pełny VAT od paliwa, serwisu, zakupu opon, ubezpieczenia, parkingów i myjni, jeśli pojazd służy wyłącznie do celów działalności gospodarczej.
Wliczać całość wydatków eksploatacyjnych do kosztów uzyskania przychodu, co realnie obniża podatek dochodowy.
Precyzyjnie kontrolować wydatki, analizując rzeczywiste koszty „złotówka za kilometr” i wychwytując nieefektywności.
Zminimalizować ryzyko sankcji podatkowych, jeśli podczas kontroli udowodnisz, że pojazd był wykorzystywany zgodnie z przepisami.

5‑punktowy plan startu prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów

Chcesz rozpocząć prowadzenie ewidencji we własnej firmie? Oto krótki plan, który pomoże Ci wdrożyć to rozwiązanie krok po kroku:

Wybierz formę ewidencji — zeszyt, arkusz Excel albo system z monitoringiem GPS. Dopasuj rozwiązanie do skali działalności i liczby pojazdów.
Zaktualizuj regulamin korzystania z pojazdów — określ w nim zasady, limity, sposób rozliczeń i obowiązki kierowców. Upewnij się, że pracownicy go podpisali.
Zgłoś formularz VAT‑26 w terminie, jeśli pojazd ma być wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Pamiętaj o obowiązującym terminie — do 25. dnia miesiąca po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy koszt.
Ustaw przypomnienie dla kierowców — np. naklejkę przy liczniku lub alert w aplikacji — by nie zapominali o uzupełnianiu przebiegu.
Regularnie kontroluj dane — co miesiąc przeglądaj wpisy, weryfikuj przebiegi, zestawiaj dane z fakturami. Dzięki temu unikniesz błędów przed kontrolą.

Podsumowanie

Ewidencja przebiegu pojazdu flotowego to nie tylko obowiązek podatkowy dla przedsiębiorców, którzy chcą odliczać VAT i PIT. To praktyczne narzędzie, które pozwala kontrolować koszty, optymalizować podatki i zwiększyć przejrzystość zarządzania flotą.

Jak prowadzić ewidencję? Jeśli masz jedno auto w firmie, zacznij od Excela. Obsługujesz kilku kierowców? Monitoring GPS pomoże Ci mieć wszystko pod kontrolą — bez zbędnych nerwów.

Im szybciej wdrożysz ewidencję przebiegu, tym większa szansa, że każdy wydatek na samochód firmowy rozliczysz w 100% zgodnie z przepisami. Zyskasz spokój podczas kontroli i realne oszczędności w firmowym budżecie.

Ewidencja przebiegu pojazdu flotowego — jak prawidłowo ją prowadzić?