Monitoring wizyjny w firmie a prawo – co warto wiedzieć?
Stosowanie monitoringu wizyjnego w miejscu pracy jest ściśle regulowane przez Kodeks Pracy. W trakcie nagrywania obrazu z kamer, który obejmuje wizerunek pracowników dochodzi do przetwarzania danych osobowych. W związku z tym pracodawca musi brać pod uwagę przepisy RODO. W jaki sposób zadbać o bezpieczeństwo pracowników, mienie firmy, ale jednocześnie nie robiąc tego niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa? Wyjaśniamy w tym artykule!
Wytyczne uchwalone przez Europejską Radę Ochrony Danych
Europejska Rada Ochrony Danych uchwaliła 10 lipca 2019 roku wytyczne w sprawie przetwarzania danych osobowych przez urządzenia wideo, których celem jest wyjaśnienie, jakie zastosowanie ma RODO do przetwarzania danych osobowych. Wytyczne te wskazują, że wybierając rozwiązania techniczne, administrator musi uwzględniać technologie, które są przyjazne prywatności i zwiększają bezpieczeństwo. Przykładem takiego rozwiązania może być system maskujący lub mieszanie obszarów, które nie są ważne dla objętego nadzorem obszaru. Pracodawca, który zdecyduje się wprowadzić monitoring na terenie swojej firmy powinien określić dokładny cel, w jakim będzie on wykorzystywany. Główną funkcją jest oczywiście zapewnienie bezpieczeństwa pracowników i mienia znajdującego się w zakładzie pracy.
Monitoring wizyjny – pracownik musi zostać poinformowany
Pracodawca, który postanowił zainstalować monitoring cctv w miejscu pracy musi poinformować o tym fakcie osoby zatrudnione w zakładzie pracy, gdyż najczęściej dochodzi do przetwarzania wizerunku nagrywanej osoby. Poza ogólną wiadomością, informacja powinna przekazywać także pracownikom, jaki obszar jest objęty rejestratorami wideo. Pracodawca jako administrator danych osobowych zobowiązany jest także art. 13 RODO. Oznacza to, że musi on podać nazwę, adres, cel przetwarzania danych osobowych i czas, przez jaki dane będą przetwarzane. Ma to istotne znaczenie w kontekście roszczeń i wskazania potencjalnych odbiorców danych osobowych w postaci wizerunku pracowników. Na zakładzie pracy muszą także znajdować się tabliczki informacyjne, zamieszczone w sposób trwały i widoczny dla wszystkich osób przebywających na nim.
Istotnym faktem jest to, że art. 13 RODO nie uwzględnia powszechnie stosowanych przez administratorów piktogramów, które wskazują na objęcie danego obszaru monitoringiem. Możliwe natomiast jest ograniczenie takiej informacji do niezbędnego minimum, czyli kogo, w jakim celu oraz na jakiej podstawie jest prowadzony monitoring, a także danych Inspektora Ochrony Danych, o ile ten został ustanowiony. W przypadku takiego ograniczenia na tabliczce musi się konieczne znaleźć informacja o obszarze objętym kamerami, prawach przysługujących osobom, które zostały zarejestrowane, a także miejscu, gdzie można zapoznać się z pozostałymi zapisami RODO.
Monitoring wizyjny w miejscu pracy – czy można wszędzie instalować kamery?
Pracodawcy muszą pamiętać, że zastosowanie monitoringu jest zakazane przez Kodeks Pracy w ściśle określonych pomieszczeniach. Mowa tutaj o szatniach, palarniach, stołówkach, czy też w pomieszczeniach sanitarnych. Obraz nie może także obejmować pomieszczeń, które udostępniane są zakładowej organizacji związkowej. Stosowanie monitoringu w firmie jest jedynie uprawnieniem, a nie obowiązkiem, co oznacza, że pracodawca może, ale nie musi montować wideonadzoru. Ponadto musi on pamiętać, że rozmieszczenie kamer musi być zgodne z założonym celem monitoringu. Warto także pamiętać, że pracownik może wystosować wniosek o udostępnienie nagrań, na których znajduje się jego wizerunek, zgodnie z art. 15 RODO. Administrator jest więc zobowiązany do przekazania kopii danych osobowych, które podlegają przetwarzaniu w formie elektronicznej, jeśli osoba złoży wniosek drogą elektroniczną i do tego nie zaznaczy, że chciałby ją otrzymać w inny sposób.
W dzisiejszych czasach praktycznie każdy większy zakład pracy ma zamontowany system monitoringu w celu ochrony mienia i bezpieczeństwa pracowników. Niestety, wielu pracodawców nadal nie zdaje sobie sprawy z obowiązków, jakie na nich ciążą, a także możliwości wykorzystania zarejestrowanych materiałów wideo. Z drugiej jednak strony wiele osób także jest pozbawiona wiedzy na temat ochrony danych i naraża siebie oraz bliskich, nawet podczas zwykłego korzystania z Internetu, ponieważ nie czyta regulaminów.