Po jakim czasie usuwa się zapis z kamer monitoringu?

Monitoring wizyjny to dziś codzienność — w pracy, na osiedlu, w sklepach, a nawet w domach prywatnych. Ale czy wiesz, jak długo można przechowywać nagrania i kiedy należy je usunąć, żeby nie naruszyć prawa? Odpowiedź znajduje się w przepisach o ochronie danych osobowych, w szczególności w RODO oraz przepisach krajowych regulujących stosowanie monitoringu w miejscu pracy.

Jak długo przechowywać nagrania z monitoringu?

Nagrania z monitoringu nie mogą być przechowywane dłużej, niż jest to niezbędne do celów, w jakich zostały zebrane.

Wyjaśniamy:

Monitoring wizyjny, który umożliwia identyfikację osób (np. pracowników, klientów, interesantów, sąsiadów), wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, a więc musi być zgodny z zasadami RODO. Jedną z najważniejszych reguł Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, o której należy pamiętać, jest zasada ograniczenia przechowywania danych osobowych (art. 5 ust. 1 lit. e RODO).

Artykuł 5 ustęp 1 litera e RODO:

1. Dane osobowe muszą być:

e)     przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1, z zastrzeżeniem że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą („ograniczenie przechowywania”);

Właśnie ten zapis wskazuje na fakt, że dane — w tym nagrania z kamer — nie mogą być przechowywane dłużej, niż jest to niezbędne do celów, w jakich zostały zebrane. Zatem w jakich celach przechowywany jest zapis z kamer?

W jakich celach przechowuje się nagrania z monitoringu wizyjnego?

Zapis z kamer monitoringu przechowywany jest w różnych celach, zależnie od miejsca, w którym został zarejestrowany. W domach prywatnych służy zazwyczaj do ochrony posesji i zwiększenia poczucia bezpieczeństwa domowników. W firmach — do ochrony mienia, kontroli dostępu czy monitorowania procesu produkcji, np. w celu wykrywania błędów lub nieprawidłowości.

W placówkach administracji i służby publicznej monitoring wspomaga zapewnienie porządku oraz ochronę obiektów o znaczeniu strategicznym. W kontekście zatrudnienia może także służyć do przeciwdziałania działaniom, które mogłyby narazić pracodawcę na szkodę — np. kradzieży, sabotażu lub ujawnienia informacji poufnych.

We wszystkich tych przypadkach ważne jest, by z pomocą monitoringu nie naruszać prywatności osób trzecich i każdorazowo uzasadniać cel oraz zakres jego stosowania.

Kogo dotyczy zasada czasowego przechowywania danych z monitoringu?

Zasada przechowywania dotyczy każdego administratora danych, który rejestruje obraz za pomocą monitoringu wizyjnego — niezależnie od tego, czy jest to osoba prywatna, firma, instytucja publiczna czy szkoła. Oznacza to obowiązek określenia maksymalnego czasu przechowywania nagrań, który nie może być dłuższy niż okres niezbędny do realizacji celu, dla którego system monitoringu został wdrożony. Po jego upływie dane należy usunąć lub nadpisać w sposób uniemożliwiający identyfikację osób.

Nieco inaczej wygląda to w zakładach pracy.

Maksymalny termin przechowywania nagrań z monitoringu w zakładzie pracy

Maksymalny termin przechowywania nagrań z monitoringu wynosi 3 miesiące od dnia nagrania.

Zakłady pracy, oprócz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, muszą działać zgodnie z Kodeksem pracy.

Zgodnie z art. 22² § 3 Kodeksu pracy, w przypadku monitoringu stosowanego w zakładzie pracy, maksymalny okres przechowywania nagrań z monitoringu wynosi 3 miesiące od dnia nagrania. Po tym czasie dane powinny zostać trwale usunięte, chyba że zachodzi szczególna sytuacja.

Art. 22[2]. – [Monitoring w zakładzie pracy] – Kodeks pracy.
§  3.  Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.

Ale Kodeks pracy przyjmuje wyjątki od tej reguły.

W § 4 art. 22² Kodeksu pracy czytamy, że:

• jeżeli nagranie obrazu może stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa,
• lub pracodawca powziął wiadomość, że może być ono dowodem,

to okres przechowywania nagrań ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Taka decyzja powinna być każdorazowo udokumentowana — np. w rejestrze czynności przetwarzania (RCP) lub systemie RCP. A procedury reagowania w takich przypadkach, powinny zostać zapisane w polityce bezpieczeństwa danych osobowych.

Co grozi za zbyt długie przechowywanie nagrań?

Zbyt długie przechowywanie danych z monitoringu stanowi naruszenie RODO i może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Prezes UODO (Urzędu Ochrony Danych Osobowych) może nałożyć karę pieniężną za nieprzestrzeganie zasad przetwarzania danych osobowych. W skrajnych przypadkach — gdy naruszenia są powtarzające się lub obejmują dużą liczbę osób — kary mogą sięgać nawet milionów złotych.

Europejska Rada Ochrony Danych (EROD) podkreśla, że administrator danych musi być w stanie wykazać, że długość przechowywania nagrań jest zgodna z zasadą minimalizacji. Brak takiego uzasadnienia może zostać uznany za naruszenie prawa.

Komu i kiedy można udostępnić nagranie z monitoringu?

Zapis z monitoringu może zostać udostępniony tylko wtedy, gdy istnieje do tego podstawa prawna. Może to być:

• wniosek osoby, której dane dotyczą, o wgląd do konkretnego nagrania — pod warunkiem, że nie narusza to praw innych osób (np. ich wizerunku),
• organ ścigania lub sąd, który zwróci się z oficjalnym wnioskiem,
• pracownik — tylko wtedy, gdy nagranie jest niezbędne do dochodzenia jego praw (np. w przypadku sporu z pracodawcą).

Zaleca się dokumentowanie każdego przypadku udostępnienia nagrania oraz prowadzenie dziennika udostępnień.

Kiedy nagrania monitoringu są usuwane?

Nagrania z kamer monitoringu są usuwane po upływie okresu przechowywania wynikającego z przepisów lub wewnętrznych polityk administratora danych.

Standardowo, jeśli zapis nie jest potrzebny do dalszego wykorzystania, jest automatycznie kasowany lub nadpisywany po określonym czasie — np. po 7, 14 lub 90 dniach, w zależności od ustalonego celu.

Jeżeli nie zachodzi potrzeba przedłużenia okresu przechowywania — np. nie toczy się żadne postępowanie, w którym nagranie mogłoby stanowić dowód — długo przechowywany zapis staje się nielegalny i musi zostać usunięty, by nie naruszać przepisów o ochronie danych osobowych.

To o monitoringu wizyjnym należy pamiętać

Monitoring wizyjny to narzędzie skuteczne i legalne — o ile jego stosowanie jest przemyślane i zgodne z przepisami. Nie można go wykorzystywać w sposób nieproporcjonalny, nieuzasadniony lub nadmierny. Zgodność z RODO to nie tylko obowiązek formalny, ale element budowania zaufania pracowników i klientów.

Kamery w miejscu pracy — co warto wiedzieć?

Zgodnie z przepisami, monitoring w miejscu pracy nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek i palarni, chyba że zastosowanie kamer w tych przestrzeniach jest absolutnie niezbędne i uzgodnione z przedstawicielami pracowników. W takim przypadku cel, sposób i czas przechowywania nagrań muszą być jasno określone i możliwie jak najbardziej ograniczone.

Monitoring a obowiązki informacyjne

Każdy pracodawca lub administrator, który stosuje monitoring, ma obowiązek informować osoby objęte monitoringiem o:

• celach przetwarzania,
• czasie przechowywania danych,
• przysługujących im prawach.

Zgodnie z art. 13 RODO, informacje te powinny być łatwo dostępne i zrozumiałe — np. poprzez tabliczki informacyjne oraz zapisy w regulaminie pracy czy polityce prywatności.

Jak długo przechowywać zapis z kamer? Podsumujmy

Jeśli stosujesz systemy monitoringu, pamiętaj, że nagrania możesz przechowywać:

• Standardowo — maksymalnie 3 miesiące od dnia nagrania.
• Wyjątkowo — do czasu zakończenia postępowania, jeśli nagranie może być dowodem.

Co więcej:

• Dane należy przechowywać w formie umożliwiającej identyfikację tylko przez okres niezbędny do realizacji celu.
• Po upływie tego okresu nagrania z monitoringu są usuwane lub nadpisywane automatycznie.

Wnioski? Dobrze wdrożony system monitoringu to nie tylko kwestia bezpieczeństwa, ale i odpowiedzialności. Zadbaj o zgodność z RODO — przeanalizuj, jak długo przechowujesz nagrania i czy masz to odpowiednio udokumentowane. Jeśli masz wątpliwości, warto skonsultować politykę monitoringu z inspektorem ochrony danych (IOD).