System kontroli czasu pracy — dlaczego warto

Zarządzanie kadrami w firmie zatrudniającej nawet
kilkudziesięciu pracowników nie jest łatwe. Samo prowadzenie
ewidencji czasu pracy to czasochłonne zadanie, jeśli realizowane
jest w tradycyjny, analogowy sposób. Tymczasem dzięki odpowiedniemu
oprogramowaniu komputerowemu i elektronicznym czytnikom kart
dostępowych, można to robić znacznie prościej i szybciej. Chociaż
to nie jedyne korzyści, jakie daje system kontroli czasu
pracy. Dlaczego warto go zatem wdrożyć? Przeczytaj i
przekonaj się, że może Ci znacznie ułatwić prowadzenie biznesu.

Rejestracja czasu pracy — po co

Obowiązujące przepisy prawa pracy, zawarte w Kodeksie
Pracy nakładają na pracodawców obowiązek prowadzenia ewidencji
czasu pracy, choć nie przewidują okresów, na jakie powinna
być prowadzona. Oznacza to, że pracodawca sam decyduje, jak długi
będzie okres objęty ewidencją. Jednakże obowiązek jej prowadzenia
wiąże się z potrzebą ustalania wysokości wynagrodzenia, a te
zgodnie z art. 85 KP powinno być wypłacane co najmniej raz w
miesiącu. Z reguły zatem ewidencję czasu pracy prowadzi się w
ujęciu miesięcznym.

Taka ewidencja powinna zawierać liczbę godzin przepracowanych
przez pracownika, a tę najłatwiej policzyć, rejestrując godzinę
przyjścia i wyjścia pracownika.

Jak można rejestrować czas pracy — metody ewidencji czasu
pracy

Chociaż nie istnieją żadne prawne regulacje, które
określają metody prowadzenia ewidencji czasu pracy, to wielu z
pracodawców do dziś stosuje papierowe listy. Warto
zaznaczyć, że część pracodawców w celu uwiarygodnienia czasu pracy,
który przypisuje pracownikowi na liście, wymaga złożenia podpisu
przez pracownika. Na gruncie prawa nie ma to jednak uzasadnienia,
zatem dla ważności listy nie ma znaczenia, czy lista jest
podpisana, czy też nie.

Coraz więcej pracodawców, którzy dowiadują się o możliwości
elektronicznego prowadzenia ewidencji czasu pracy, decyduje się na
to rozwiązanie. Polskie prawo dopuszcza rejestrację czasu pracy w
ten sposób, pod warunkiem że system, który temu służy, umożliwia
wydrukowanie listy dla konkretnego pracownika na każdorazowe jego
życzenie lub życzenie organu kontroli.

Czym jest i jak działa system RCP — elektroniczna lista
obecności

W odpowiedzi na współczesne potrzebny elektronicznej
rejestracji czasu pracy, powstały systemy RCP (Rejestracja Czasu
Pracy), które pozwalają rejestrować godziny wejścia i wyjścia
pracowników. Chociaż, w obecnych czasach, należałoby
powiedzieć godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, bo tego typu
systemy umożliwiają także zdalną rejestrację pracowników, czyli
tych, którzy wykonują pracę w domu lub w każdym innym miejscu na
Ziemi. Wystarczy dostęp do Internetu, aby na dowolnym urządzeniu
mobilnym jak tablet czy smartfon odczytać imienną kartę
zbliżeniową, na której nadrukowany jest kod QR. Choć takie
rozwiązanie nie jest idealne, bo wymaga uczciwości pracownika.

Nie ma się co oszukiwać. W dobie cyfryzacji wielu aspektów życia
elektroniczne listy czasu pracy to metoda, która powszechnieje z
dnia na dzień. Niestety niektóre wady, tak jak ta, że istnieje
możliwość fałszowania i kopiowania kodów QR, powodują, że nie jest
to idealne rozwiązanie. Podobnie jak istniejące wciąż systemy,
które wymagają ręcznego wpisywania czasu pracy, co ułatwia
prowadzenie ewidencji tylko częściowo. Tymczasem korzystając z
systemu kontroli dostępu można to robić całkowicie zdalnie.

System kontroli dostępu a rejestracja czasu pracy pracowników
(ACC/RCP)

System kontroli dostępu (Access Control czy też KD) to
system wykorzystywany w zabezpieczeniach technicznych
obiektu. Pozwala on zabezpieczać różne urządzenia (jak
sejfy), lokale (np. konkretne pomieszczenia jak serwerownie) czy
też całe obiekty, a oprócz tego:

• kontrolować ruch osób
• sprawować zdalny nadzór nad dostępem do poszczególnych
  stref,
• rejestrować osoby wchodzące i wychodzące z budynku,
• zliczać osoby, znajdujące się w budynku
• a nawet rejestrować czas pracy.

Przydzielanie dostępu czy odczytywanie godzin wejścia i wyjścia
poszczególnych osób nie mogłoby się odbywać, gdyby nie
identyfikatory i czytniki dostępowe (rejestratory), które
rozpoznają te identyfikatory. Jako identyfikator posłużyć może
karta zbliżeniowa, magnetyczna, a nawet czytnik linii papilarnych.
Osoba, której nadamy poszczególne uprawnienia w programie, np.
dostęp do określonych stref, musi zeskanować właściwy identyfikator
na rejestratorze, by uzyskała możliwość wejścia. W ten sposób
możemy prowadzić zdalny monitoring ruchu osób w poszczególnych
strefach i właśnie w taki sposób,
systemu kontroli dostępu można użyć do rejestracji czasu
pracy.

System kontroli dostępu składa się więc z:

• oprogramowania,
• czytników,
• identyfikatorów.

Nie każde oprogramowanie służące zarządzaniu dostępem do
poszczególnych stref jest w stanie prowadzić ewidencję czasu pracy,
ale większość z nich umożliwia integrację z programem RCP. Taki
program pozwala tworzyć grafik, automatycznie rejestruje obecność
pracownika i dokonuje obliczeń godzin pracy. Pozwala także
rejestrować przerwy, urlopy, a nawet spóźnienia i inne
nieobecności. Dzięki temu można dokładnie i uczciwie rozliczać
pracownika w swojej firmie, zaoszczędzić przy tym sporo czasu i
papieru. Taki system kontroli czasu pracy przynosi wiele realnych
korzyści.

Korzyści z wprowadzenia systemu RCP

Każdy pracodawca, nawet ten zatrudniający tylko jednego
pracownika na umowę o pracę musi prowadzić ewidencję. Jemu zapewne
nie przyda się system kontroli czasu pracy, ale im większa liczba
pracowników i większa konieczność rejestracji zdarzeń, tym większa
potrzeba zautomatyzowania określonych procesów. Jeśli należysz do
tego typu pracodawców, to warto rozważyć system RCP w swojej
firmie. Automatyczna ewidencja czasu pracy to tylko jedna z wielu
korzyści. Wyposażając swoją firmę w system kontroli czasu
pracy:

• możesz efektywnie rozliczać pracowników,
• kontrolować czas przerw i spóźnienia,
• podnieść dyscyplinę pracy,
• zapisywać ewidencję z możliwością sortowania, podglądu i
  wydruku.

Jaki system rejestracji czasu pracy wybrać

Żeby była jasność, im więcej pracowników pracuje w
Twojej firmie, tym łatwiej zarządzać ich czasem pracy przez system
kontroli czasu pracy, tzw. system RCP, który po
zintegrowaniu z systemem kontroli dostępu (ACC) zyskuje masę
różnych funkcjonalności, a główną z nich jest zdalne rejestrowanie
godziny wejścia i wyjścia.

Monitorowanie swoich pracowników do tej pory wymagało wielu
różnych fizycznych działań, które dziś zastępują nowoczesne
technologie. Odpowiedź na to, jaki system rejestracji czasu pracy
wybrać nie jest jednak taka prosta. Być może potrzebujesz systemu,
w którym nie tylko ustalisz grafiki pracy i będziesz prowadzić
ewidencję w celach kadrowo-płacowych, ale także zechcesz ograniczyć
dostęp do obiektu pracownikom, których danego dnia nie ma w
grafiku. Jeśli tak, musisz zainteresować się systemami kontroli
dostępu.

Zdalna metoda kontrolowania pracowników

Nowe metody zarządzania personelem pozwalają robić to
efektywnie, skracając czas poświęcony na prowadzenie tradycyjnych
list i prowadzenie ręcznych rozliczeń. System kontroli czasu pracy
zdecydowanie usprawnia te działania, a co więcej pozwala
współpracować z systemem kontroli dostępu, dzięki któremu możesz
pilnować, aby pracownicy nie przekraczali określonych stref. Zdalna
metoda kontrolowania pracowników to sprawniej funkcjonujący biznes.
Jeżeli zechcesz zainstalować taki system, koniecznie skontaktuj się
z nami.