Udostępnianie nagrań z monitoringu a przepisy – komu i kiedy można przekazać nagranie?

Na parkingu pod Twoją firmą dochodzi do kradzieży lub uszkodzenia samochodu. Poszkodowany zgłasza się do Ciebie i prosi o nagranie z kamer. Czy możesz mu je przekazać? Czy masz obowiązek spełnić taką prośbę? Wiele zależy od tego, kto występuje o materiał, na jakiej podstawie i czy zapis zawiera dane innych osób.

Wyjaśniamy, jakie przepisy regulują udostępnianie nagrań z monitoringu i jak postępować, gdy ktoś zwróci się o dostęp do zarejestrowanego obrazu.

Udostępnianie nagrań z monitoringu a RODO – co mówią przepisy?

Nagrania z kamer, na których można zidentyfikować konkretne osoby, są danymi osobowymi w rozumieniu RODO. Nie chodzi wyłącznie o widoczne twarze. Identyfikacja może być możliwa również na podstawie innych informacji, np. charakterystycznych cech wyglądu lub numeru rejestracyjnego pojazdu w połączeniu z dodatkowymi danymi.

Udostępnianie takich nagrań jest formą przetwarzania danych osobowych, dlatego wymaga podstawy prawnej. W zależności od okoliczności zastosowanie mogą mieć m.in.:

• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przekazanie materiału jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, np. w związku z żądaniem uprawnionego organu.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy udostępnienie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora lub strony trzeciej, a interes ten nie ustępuje nadrzędnym prawom i wolnościom osób, których dane dotyczą.

Osobną kwestią jest prawo dostępu do własnych danych, określone w art. 15 RODO. Osoba zarejestrowana przez kamery może żądać dostępu do dotyczących jej danych i uzyskania ich kopii. Nie oznacza to jednak automatycznego prawa do otrzymania całego, niezanonimizowanego nagrania obejmującego również inne osoby.

Kto podejmuje decyzję o udostępnieniu materiału?

Odpowiada za to administrator danych, czyli podmiot decydujący o celach i sposobach ich przetwarzania. Najczęściej jest nim przedsiębiorca, pracodawca lub zarządca nieruchomości. Zewnętrzna agencja ochrony może działać w jego imieniu jako podmiot przetwarzający, ale dokładny podział ról zależy od zakresu odpowiedzialności obu stron.

Dotyczy to również sytuacji, gdy monitoring CCTV obsługuje zewnętrzna firma. Sam fakt instalacji lub serwisowania kamer nie przesądza o tym, kto jest administratorem zarejestrowanych danych.

Komu można udostępnić nagranie z monitoringu?

Możliwość przekazania nagrania zależy od uprawnień odbiorcy, celu udostępnienia i podstawy prawnej. Inaczej należy rozpatrywać żądanie organu prowadzącego postępowanie, a inaczej prośbę osoby prywatnej.

Udostępnianie nagrań z monitoringu Policji, prokuraturze i sądom

Nagrania z kamer mogą stanowić dowód w postępowaniu karnym. Zgodnie z art. 217 § 1 Kodeksu postępowania karnego rzeczy mogące stanowić dowód w sprawie należy wydać na żądanie sądu lub prokuratora, a w przypadkach niecierpiących zwłoki – także na żądanie Policji lub innego uprawnionego organu.

W określonych prawem sytuacjach administrator ma zatem obowiązek przekazać materiał. Nie oznacza to jednak, że każda nieformalna prośba funkcjonariusza automatycznie rodzi taki obowiązek.

Przed udostępnieniem zapisu trzeba ustalić tożsamość i uprawnienia osoby występującej o materiał oraz podstawę prawną żądania. Sposób przeprowadzenia czynności zależy od właściwych przepisów i okoliczności sprawy.

Jeżeli wydania żąda Policja lub inny uprawniony organ działający we własnym zakresie, osoba wydająca rzecz ma prawo niezwłocznie wystąpić o sporządzenie i doręczenie postanowienia sądu lub prokuratora zatwierdzającego zatrzymanie. Art. 217 § 4 KPK przewiduje, że doręczenie powinno nastąpić w terminie 14 dni od zatrzymania rzeczy.

Przekazanie nagrania powinno być udokumentowane. Istotne jest też zachowanie integralności zapisu, aby można było ustalić jego pochodzenie i wykorzystać go jako dowód.

Udostępnianie nagrania osobie, która została na nim zarejestrowana

Art. 15 RODO przyznaje osobie, której dane są przetwarzane, prawo dostępu do nich oraz otrzymania ich kopii. Jeżeli znajdujesz się na nagraniu z monitoringu sklepu, parkingu lub budynku biurowego, możesz wystąpić do administratora o udostępnienie dotyczących Cię danych.

Nie musisz wyjaśniać, dlaczego chcesz skorzystać z tego prawa.

Sprawa komplikuje się, gdy na filmie widać również inne osoby. Art. 15 ust. 4 RODO wskazuje, że prawo do uzyskania kopii danych nie może niekorzystnie wpływać na ich prawa i wolności.

Jednym ze sposobów ochrony osób postronnych jest maskowanie wizerunków, np. zamazanie twarzy lub innych informacji umożliwiających identyfikację. Administrator musi ocenić, czy w danym przypadku takie zabezpieczenie będzie potrzebne i wystarczające.

Sama obecność innych osób na nagraniu nie uzasadnia automatycznej odmowy dostępu do danych. Najpierw należy sprawdzić, czy można przekazać materiał bez naruszania ich prywatności.

Czy można udostępnić nagranie osobie poszkodowanej?

O zapis z kamer często proszą osoby, których samochód został uszkodzony na parkingu, którym skradziono mienie lub które poniosły inną szkodę.

Udostępnienie materiału może być uzasadnione potrzebą ustalenia sprawcy i dochodzenia roszczeń. Podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeśli spełnione są warunki jego zastosowania.

Administrator powinien wówczas ustalić, czy przekazanie nagrania jest rzeczywiście niezbędne do realizacji wskazanego interesu oraz czy nie prowadzi do nieproporcjonalnego naruszenia praw innych osób.

Przykład:

Na parkingu dochodzi do zarysowania samochodu. Kamera zarejestrowała zdarzenie, ale na nagraniu widać również osoby niezwiązane ze szkodą. Administrator może rozważyć przekazanie poszkodowanemu fragmentu obejmującego zdarzenie, z odpowiednim zabezpieczeniem danych osób postronnych, jeśli istnieje ku temu podstawa prawna.

Inną możliwością jest zabezpieczenie zapisu na potrzeby postępowania i jego późniejsze przekazanie uprawnionemu organowi. Nie oznacza to jednak, że poszkodowany zawsze musi uzyskiwać nagranie wyłącznie za pośrednictwem Policji.

Udostępnianie nagrań z monitoringu pracownikom i osobom prywatnym

Pracownik ma prawo dostępu do dotyczących go danych osobowych, również tych zarejestrowanych przez kamery w zakładzie pracy. Pracodawca powinien rozpatrzyć jego wniosek zgodnie z art. 15 RODO, uwzględniając prawa innych osób widocznych na nagraniu.

Jednocześnie monitoring wizyjny w firmie podlega przepisom Kodeksu pracy. Może być stosowany w określonych celach, takich jak zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrona mienia, kontrola produkcji czy zachowanie poufności informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Nie powinien natomiast służyć do nieuzasadnionej obserwacji pracowników.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku prywatnego monitoringu domowego. Jeśli kamery na posesji służą wyłącznie celom osobistym lub domowym, przetwarzanie obrazu może korzystać z wyłączenia przewidzianego w art. 2 ust. 2 lit. c RODO.

Gdy jednak kamera obejmuje również przestrzeń publiczną lub posesję sąsiada, wyjątek domowy może nie mieć zastosowania. Niezależnie od tego trzeba respektować prawo do prywatności i ochrony dóbr osobistych innych osób.

Jak uzyskać nagranie z monitoringu? Procedura krok po kroku

Jeśli potrzebujesz nagrania po kradzieży, uszkodzeniu samochodu lub innym zdarzeniu, zacznij od ustalenia, kto odpowiada za system monitoringu. Następnie przekaż mu informacje pozwalające odnaleźć właściwy fragment.

1. Ustal administratora danych. Może nim być firma prowadząca sklep, pracodawca, zarządca budynku lub inny podmiot decydujący o wykorzystaniu monitoringu.
2. Złóż wniosek. Możesz zrobić to np. mailowo lub pisemnie. Taka forma ułatwia udokumentowanie zgłoszenia, choć RODO nie wymaga co do zasady składania wniosków o dostęp do danych wyłącznie na piśmie.
3. Wskaż, czego dotyczy żądanie. Jeśli korzystasz z prawa dostępu do własnych danych na podstawie art. 15 RODO, nie musisz uzasadniać celu uzyskania kopii. Jeżeli prosisz o materiał dotyczący innych osób, opisz okoliczności i interes uzasadniający jego przekazanie.
4. Poproś o zabezpieczenie zapisu. Systemy monitoringu często automatycznie nadpisują wcześniejsze nagrania. Im szybciej wskażesz potrzebny fragment, tym mniejsze ryzyko, że zostanie usunięty, zanim administrator rozpatrzy wniosek.

Co powinien zawierać wniosek o udostępnienie nagrania z monitoringu?

Aby ułatwić odnalezienie materiału, podaj:

• datę zdarzenia i możliwie dokładny przedział godzinowy;
• miejsce, w którym doszło do zdarzenia, np. określoną strefę parkingu;
• opis sytuacji pozwalający zidentyfikować odpowiedni fragment;
• informacje ułatwiające odnalezienie Twojego wizerunku, jeśli żądasz dostępu do własnych danych.

Ile czasu ma administrator na odpowiedź?

W przypadku wniosku realizowanego na podstawie art. 15 RODO powinien odpowiedzieć bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od jego otrzymania. Jeśli jest to konieczne ze względu na skomplikowany charakter lub liczbę żądań, termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. Administrator musi poinformować o tym wnioskodawcę w ciągu pierwszego miesiąca i podać przyczyny opóźnienia.

Termin ten dotyczy realizacji praw wynikających z RODO. Nie jest uniwersalnym terminem na przekazanie nagrania każdej osobie trzeciej.

Jak prawidłowo udostępnić nagranie z monitoringu?

Jeśli odpowiadasz za monitoring w firmie lub innym obiekcie, ustal zasady rozpatrywania wniosków. Dzięki temu każda osoba mająca dostęp do zapisów będzie wiedziała, jakie czynności wykonać przed przekazaniem materiału.

1. Zweryfikuj wniosek i uprawnienia odbiorcy.

Sprawdź, kto występuje o nagranie i czego dotyczy żądanie. Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby korzystającej z prawa dostępu, administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia.

2. Ustal podstawę prawną.

Rozróżnij realizację prawa dostępu do własnych danych, udostępnienie na podstawie prawnie uzasadnionego interesu oraz wykonanie obowiązku wynikającego z przepisów. Każda z tych sytuacji wymaga innego podejścia.

3. Określ zakres nagrania.

Wybierz materiał potrzebny do realizacji danego celu. Jeśli wniosek dotyczy konkretnego zdarzenia, zazwyczaj nie ma potrzeby przekazywania całego dnia nagrań. Inaczej może być wtedy, gdy uprawniony organ żąda szerszego zakresu zapisu.

4. Zabezpiecz dane osób postronnych.

Przy udostępnianiu nagrania osobie prywatnej sprawdź, czy trzeba zamaskować wizerunki innych osób. Zachowaj jednocześnie oryginalny zapis, jeśli może być potrzebny jako dowód. W przypadku przekazywania materiału organom postępuj zgodnie z zakresem i podstawą ich żądania.

5. Przekaż nagranie i udokumentuj czynność.

Dobierz sposób przekazania do charakteru danych i odbiorcy. Może to być np. zabezpieczony plik lub szyfrowany nośnik, z hasłem udostępnionym osobnym kanałem. Odnotuj, komu, kiedy, na jakiej podstawie i jaki materiał przekazano.

Tak prowadzona dokumentacja pozwala odtworzyć przebieg udostępnienia i wykazać, jakie środki zastosowano w celu ochrony danych.

Czy można odmówić udostępnienia nagrania z monitoringu?

Tak, ale możliwość odmowy zależy od podstawy żądania.

Jeżeli osoba trzecia prosi o nagranie bez wskazania okoliczności uzasadniających przekazanie danych, administrator może uznać, że nie ma wystarczającej podstawy prawnej do jego udostępnienia.

Inaczej należy postępować, gdy wniosek składa osoba korzystająca z prawa dostępu do własnych danych. W takim przypadku administrator powinien umożliwić realizację tego prawa w przewidzianym prawem zakresie. Obecność innych osób na filmie nie powinna automatycznie prowadzić do odmowy. Najpierw trzeba ocenić, czy wystarczy ograniczyć zakres nagrania lub zastosować anonimizację.

Przykład:

Poszkodowany po stłuczce parkingowej prosi o pięć godzin nagrań, choć samo zdarzenie trwało kilkadziesiąt sekund. Jeżeli podstawą udostępnienia jest prawnie uzasadniony interes związany z dochodzeniem roszczeń, administrator powinien ocenić, jaki zakres zapisu jest rzeczywiście niezbędny. Może się okazać, że wystarczy fragment obejmujący samą kolizję.

Decyzja musi jednak uwzględniać okoliczności sprawy. Nie można automatycznie stosować tej samej procedury wobec wszystkich wnioskodawców.

Jeżeli administrator odmawia realizacji żądania wynikającego z art. 15 RODO, powinien poinformować wnioskodawcę o powodach niepodjęcia działań oraz o możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego i skorzystania ze środków ochrony prawnej.

Jak długo należy przechowywać nagrania z monitoringu?

RODO nie określa jednego okresu przechowywania obowiązującego wszystkie systemy monitoringu. Zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania dane osobowe należy zachowywać tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celu, w jakim zostały zebrane.

Dlatego czas przechowywania powinien wynikać z uzasadnionych potrzeb i obowiązujących przepisów, a nie wyłącznie z pojemności dysków rejestratora.

Szczególne zasady dotyczą monitoringu pracowniczego. Art. 22² § 3 Kodeksu pracy przewiduje okres przechowywania nagrań nieprzekraczający trzech miesięcy od dnia ich zarejestrowania.

Istnieje jednak wyjątek. Jeśli nagrania stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą stanowić taki dowód, okres przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Nie oznacza to, że każdy monitoring w sklepie, budynku mieszkalnym czy na prywatnej posesji podlega automatycznie temu samemu trzymiesięcznemu limitowi. W zależności od administratora i celu rejestracji mogą obowiązywać inne przepisy i zasady.

Po zdarzeniu, takim jak kradzież, uszkodzenie mienia czy wtargnięcie na posesję, liczy się szybkie zabezpieczenie potrzebnego fragmentu. Jeśli system nadpisze zapis, jego późniejsze odzyskanie może okazać się niemożliwe. Zabezpieczenie i dalsze przechowywanie materiału muszą jednak mieć odpowiednią podstawę prawną.

Nagrania z monitoringu jako dowód – o czym należy pamiętać?

Nagranie z kamer może pomóc odtworzyć przebieg kradzieży, aktu wandalizmu, kolizji lub innego zdarzenia. Jego przydatność zależy nie tylko od jakości obrazu, ale również od sposobu zabezpieczenia pliku.

Jeśli zapis może zostać wykorzystany jako dowód, trzeba zachować jego integralność i możliwość ustalenia pochodzenia. Pomocne są prawidłowe oznaczenia daty i godziny oraz dokumentacja wskazująca, kiedy i przez kogo nagranie zostało zabezpieczone.

Przekazanie materiału uprawnionemu odbiorcy nie jest jednak tym samym co jego publiczne rozpowszechnienie.

Publikowanie nagrań w internecie wymaga odrębnej oceny prawnej. Nawet jeśli film przedstawia osobę podejrzewaną o kradzież, nie oznacza to automatycznie, że można opublikować jej wizerunek w mediach społecznościowych. Zastosowanie mogą mieć przepisy RODO, art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz regulacje dotyczące ochrony dóbr osobistych.

Zapis z kamer może więc dostarczyć informacji potrzebnych do wyjaśnienia zdarzenia, pod warunkiem że został odpowiednio zabezpieczony i wykorzystany zgodnie z prawem. Jest to jeden z powodów, dla których ochrona obiektu powinna uwzględniać nie tylko zastosowane urządzenia, ale również zasady dostępu do zarejestrowanych materiałów.

FAQ: Udostępnianie nagrań z monitoringu – najczęściej zadawane pytania

Czy sklep musi udostępnić klientowi nagranie po kradzieży?

Jeżeli klient znajduje się na nagraniu i korzysta z prawa dostępu do swoich danych na podstawie art. 15 RODO, sklep jako administrator powinien rozpatrzyć i zrealizować jego żądanie w odpowiednim zakresie. Nie oznacza to obowiązku przekazania całego nagrania bez uwzględnienia praw innych osób. Jeśli klient nie został zarejestrowany na filmie, możliwość udostępnienia wymaga odrębnej oceny podstawy prawnej.

Czy można udostępnić nagranie z monitoringu sąsiadowi?

Jest to możliwe w określonych okolicznościach, ale wymaga uwzględnienia charakteru monitoringu i praw osób nagranych. Jeśli system podlega RODO, administrator musi mieć podstawę prawną do przekazania danych. W przypadku nagrań wykonywanych wyłącznie w celach osobistych lub domowych RODO może nie mieć zastosowania, co nie oznacza pełnej swobody rozpowszechniania cudzego wizerunku.

Czy pracodawca musi udostępnić pracownikowi nagranie z kamer?

Pracownik ma prawo dostępu do własnych danych osobowych, w tym danych utrwalonych przez monitoring wizyjny. Pracodawca powinien rozpatrzyć jego wniosek zgodnie z art. 15 RODO i umożliwić realizację tego prawa, uwzględniając również ochronę danych pozostałych osób.

Czy można opublikować nagranie z monitoringu w internecie?

Nie można zakładać, że jest to dozwolone tylko dlatego, że nagranie przedstawia kradzież lub inne naruszenie prawa. Rozpowszechnianie filmu z rozpoznawalnymi osobami wymaga oceny podstaw prawnych, w tym przepisów o ochronie wizerunku i danych osobowych. W wielu przypadkach właściwszym rozwiązaniem będzie przekazanie nagrania uprawnionym organom.

Udostępnianie nagrań z monitoringu – najważniejsze zasady

Nagranie z kamer może pomóc wyjaśnić zdarzenie i dochodzić roszczeń, ale nie każda osoba, która o nie poprosi, ma prawo otrzymać jego kopię. Przed przekazaniem materiału trzeba ustalić uprawnienia odbiorcy, podstawę prawną oraz zakres danych, które można udostępnić.

Równie ważne jest zabezpieczenie zapisu przed utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Dlatego już na etapie organizacji monitoringu należy określić, kto odpowiada za przechowywanie nagrań, kto może je przeglądać i jak rozpatrywane są wnioski o ich udostępnienie. Pozwala to sprawniej reagować na zdarzenia i ogranicza ryzyko nieuprawnionego ujawnienia danych.

Bibliografia i podstawy prawne:

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) z 27 kwietnia 2016 r. – w szczególności art. 2, 4, 5, 6, 12 i 15, dotyczące ochrony danych osobowych, podstaw ich przetwarzania oraz prawa dostępu do danych. Dostęp online: Pełny tekst rozporządzenia – EUR-Lex. (05.11.2026)
2. Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 22² dotyczący monitoringu wizyjnego pracowników i przechowywania nagrań. Tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r., poz. 1245. Dostęp online:  Tekst aktu – ELI. (05.11.2026)
3. Ustawa z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego, w szczególności art. 217 dotyczący wydania rzeczy mogących stanowić dowód w sprawie. Tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r., poz. 490.  Dostęp online: Tekst aktu – Dziennik Ustaw. (05.11.2026)
4. Ustawa z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w szczególności art. 81 dotyczący rozpowszechniania wizerunku. Tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r., poz. 24.  Dostęp online: Tekst aktu – ELI. (05.11.2026)
5. Europejska Rada Ochrony Danych (EROD), Wytyczne 3/2019 w sprawie przetwarzania danych osobowych przez urządzenia wideo, wersja 2.0, przyjęta 29 stycznia 2020 r. – omówienie podstaw prawnych monitoringu, zasad udostępniania danych i ochrony prywatności.  Dostęp online: Wytyczne EROD – wersja polska. (05.11.2026)
6. Urząd Ochrony Danych Osobowych, „Montujesz kamery w miejscu pracy. Sprawdź, o czym należy pamiętać”, 6 lipca 2026 r. – wyjaśnienia dotyczące monitoringu pracowniczego, obowiązków pracodawcy oraz prawa pracownika do uzyskania kopii nagrania.  Dostęp online: Materiał UODO. (05.11.2026)